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Enterprise Content Management (ECM) in der Anwendung

CM Studio .ECM-SERVER bietet dem Anwender eine Vielzahl von Möglichkeiten, wie digitales Dokumenten-Management einfach und effizient in den täglichen Arbeitsprozess eingebunden werden kann. Wir haben auf dieser Seite verschiedene Anwendungsbeispiele von Rechnungs- über Posteingang bis hin zur Aktenverwaltung aufgeführt und erläutert wie CM Studio .ECM-SERVER diese Aufgaben für jedes Unternehmen individuell lösen kann.


Eingehende Rechnungen und Belege werden automatisch erfasst und erkannt und an die richtigen Bearbeiter weitergeleitetRechnungseingang

Eine Rechnung durchläuft im mittleren und großen Unternehmen oft verschiedene Abteilungen an verschiedenen Standorten. Aber selbst bei kleinen Betrieben muss eine Rechnung nach dem Posteingang geprüft, verbucht und bezahlt werden. In der Regel erfolgen diese Arbeitsschritte an mehreren Arbeitsplätzen durch unterschiedliche Personen. In beiden Fällen benötigt der mit dem Rechnungseingang verbundene Arbeitsprozess Aufwand und Zeit. Mit der Rechnungseingangslösung in CM Studio .ECM-SERVER lassen sich die Durchlauf- und Bearbeitungszeiten erheblich verkürzen. Eingehende Rechnungen und Belege werden automatisch erfasst und erkannt und an die richtigen Bearbeiter weitergeleitet.

Optimale Steuerung dank automatisierter Arbeitsprozesse

Vor allem bietet CM Studio .ECM-SERVER die Sicherheit, dass kein Dokument auf dem Weg vom Eingang bis zur finalen Aktenablage verloren geht, verlegt oder vergessen wird, denn die automtische Benachrichtigung bzw. Wiedervorlage von Dokumenten sichert den Arbeitsablauf und sorgt für eine 'Just-in-Time' Bearbeitung. Rechnungen werden über einen individuell vordefinierbaren Arbeitsprozess zu den entsprechenden Sachbearbeitern bzw. in die Fachabteilung weitergeleitet und von dort nach Freigabe auch an die nächste Stelle mit wenigen Mausklicks weitergeleitet.

Die Kosten/Nutzen-Rechnung mit dem CM Studio .ECM-SERVER geht voll auf. Der Aufwand für die Rechnungserfassung und die damit verbundenen Durchlaufzeiten werden signifikant reduziert. Während bei größeren Unternehmen die Reduzierung der Arbeitsprozesskosten im Mittelpunkt stehen und diese bei gleichzeitiger Erhöhung der Prozess- und Datenqualität gesenkt werden können, ist vor allem für kleine Unternehmen und Selbstständige die Dokumenten-Sicherheit und die rechtzeitige Zahlungsabwicklung ein wichtiger Aspekt. Kurzum, CM Studio .ECM-SERVER versetzt jedes Unternehmen in die Lage seinen Rechnungseingang im Überblick zu behalten.

Alle gängigen ERP-Systeme, wie beispielsweise Lexware, Microsoft oder Sage können mit dem CM Studio .ECM-SERVER logisch und vom Arbeitsprozess verknüpft werden. Begleitende Korrespondenz, wie Belege oder E-Mails, werden mit geringem Aufwand mit der zugehörigen Rechnung verknüpft abgelegt. Rechtskonformes Ablegen geschieht auf Basis der Regeln der GDPdU.


Posteingang

Die Bearbeitung des Posteingangs zieht in jedem Unternehmen einen hohen Aufwand nach sich. Die eingehende Post muss geöffnet und nach Sachbearbeitern oder Zuständigkeiten der einzelnen Abteilungen sortiert werden. Es wird oftmals von Anwendern fälschlich der digitalen Dokumentenverwaltung unterstellt, dass mit Einführung einer DMS-Lösung durch das Einscannen des Post- und Rechnungseingangs ein erheblicher Mehraufwand betrieben werden muss. In Bezug auf den Einsatz von CM Studio .ECM-SERVER ist dies definitiv falsch. Der Scan-Vorgang entspricht der klassischen Verteilung von Dokumenten in 'Post- oder Wiedervorlagekörbchen' und nimmt somit keinen zeitlichen Mehraufwand in Anspruch.

Die Eingangspost wird nach dem Einscannen nicht unmittelbar durch den erfassenden Mitarbeiter verschlagwortet. Der erfassende Mitarbeiter wählt beim Einscannen der Dokumente lediglich den Zielordner des jeweiligen Dokuments aus, wie er das bei der klassischen Papiervariante mit der Auswahl des Postfachs oder des Wiedervorlagekorbs getan hat. Die automatische Import- und Überwachungsfunktion des CM Studio .ECM-SERVER leitet dann den jeweiligen Bearbeitungsprozess in der Abteilung bzw. bei dem entsprechenden Sachbearbeiter ein, indem der zuständige Mitarbeiter über den Dokumenteneingang per E-Mail benachrichtigt wird. Die Verschlagwortung sowie die Zuordnung von Dokumenten zu Arbeitsvorgängen findet wie bisher am Arbeitsplatz des Sachbearbeiters statt. Letztendlich muss man die Einstufung von Schlagwörtern und das elektronische Verknüpfen von Dokumenten zu vollständigen Akten mit dem klassischen Kommentieren via Post-It bzw. mit der Anlage von Wiedervorlagemappen gleichsetzen.

Letztendlich gilt hier die Philosophie von MASCH für die gesamte CM Studio Produktfamilie:

Wir wollen, dass der Anwender seine gewohnten Arbeitsprozesse 1:1 weiterführen kann, lediglich die Aufbewahrung der Dokumente erfolgt nun digital. 


Aktenverwaltung und elektronische ArchivierungAktenverwaltung und elektronische Archivierung

Die Aktenverwaltung oder englisch auch Record-Management genannt ist die zentrale Schaltstelle für alle Informationen rund um einen Arbeits- oder Geschäftsprozess. Mit der Archivierung in einer ordnerbasierten Aktenverwaltung werden innerhalb von CM Studio .ECM-SERVER alle relevanten Informationen wie beispielsweise Korrespondenz, Personal-Dokumente oder Belege, einem Geschäftsprozess strukturiert zugeordnet und in einem sogenannten Aktenarchiv abgelegt.

Die klassische Akte ist hierbei ein virtuelles Instrument der Verknüpfung von Dokumenten bzw. elektronischen Informationen, die einem Arbeits- oder Geschäftsprozess zugeordnet werden, an dem in der Regel unterschiedliche Mitarbeiter bzw. Abteilungen eines Unternehmens beteiligt sind. Liegen Informationen in Papierform vor, so werden diese automatisiert gescannt, erkannt und bei der Verschlagwortung klassifiziert so dass Sie bei diesem Prozess der virtuellen "Akte" zugeführt werden können.

Die größten Vorteile, insbesondere für kleine Unter­nehmen und Selbstständige bzw. Freiberufler liegen auf der Hand:

  • Vertrautes Arbeiten - Das Arbeiten mit der Ordner- und Aktenverwaltung ist eng an die klassische Arbeitsweise auf Papierbasis angelehnt, so können Notizen in Form von Bemerkungsfeldern zu einem Dokument hinterlegt werden. Dokumente können in einer intuitiven Akten­ablage in einem Aktenschrank, einem Ordner und untergeordneten Registern abgelegt werden. Dabei bestimmt der Anwender individuell, wie die Ablage erfolgt: systematisch, chronologisch, alpha­betisch oder numerisch. 

    Anwender können einfach durch ihre bekannte Aktenstruktur übernehmen. Sie navigieren finden schnell und unkompliziert die relevanten Dokumente und die damit verknüpften Aktevorgänge.

  • Schnelles Erlernen des Umgangs mit CM Studio .ECM-SERVER dank einfacher und damit intuitiver Benutzerführung

  • Hohe Mitarbeiterakzeptanz - Nur dann wird die elektronische Archivierung für Ihr Unternehmen ein Erfolg! Durch eine einfache Benutzerführung ist es vor allem wichtig, dass die notwendigen Arbeitsprozesse nahezu unbemerkt in den Arbeitsablauf Ihres Unternehmens integriert werden. Darüber hinaus steht Ihnen in CM Studio .ECM-SERVER eine leistungsstarke Suchmaschine zur Verfügung, um in allen Dokumenten effizient zu recherchieren. Die integrierte Benutzer- und Rechteverwaltung stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter nur genau die Akten und Dokumente sehen und bearbeiten kann, die für ihn oder sie vorgesehen sind.
  • Rechtliche Anforderungen nach HGB und GOB werden eingehalten.
 

Wissenswertes zum CM Studio .ECM-SERVER:

         
Features & Funktionen...   Enterprise-Content-Management...   PDF: CM Studio .ECM-SERVER...
         
Rechtskonform archiviert...   IT-Integration von ECM Lösungen...   PDF: 'Private Cloud-Edition'...
         

Erfahren Sie mehr zur elektronischen Archivierungssoftware von MASCH Software Solutions:
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