Ablegen & Wiederfinden von Dokumenten in CM Studio .DMS-SERVER
Schnelles Finden statt langem Suchen ist einer der wichtigsten Aspekte in der elektronischen Archivierung. Mit CM Studio .DMS-SERVER stehen Ihnen hervorragende Suchfunktionen zur Verfügung, die wertvolle Arbeitszeit sparen. Das Kernstück dazu basiert auf der leistungsfähigen Datenbank, die auch bei großen Datenbeständen das blitzschnelle Wiederfinden der Dokumente ermöglicht.
Innerhalb eines Dokumenten-Archivs kann der Anwender eigenständige Kriterien für die Klassifizierung bzw. Verschlagwortung von Dokumenten definieren. Die so definierten Suchfelder bilden die Grundlage für die Suchmaske des Anwenders. Der Nutzer kann in der Ablagemaske für z.B. eine Rechnung, die Rechnungsnummer oder Projektnummer vergeben und später exakt mit diesen Informationen die Rechnung wiederfinden.
Eine hilfreiche Funktionalität innerhalb des CM Studio .DMS-SERVER ist die Möglichkeit zur Volltextsuche innerhalb eines Dokuments. Für diese automatische Verschlagwortung von Ablageinformationen benötigen Sie zusätzlich den OCR-Connector für CM Studio .DMS-SERVER.
 Der CM Studio .OCR-CONNECTOR ist eine kombinierte Hardware- / Softwarelösung bestehend aus einem Nettop PC auf Basis von Windows 7 und eine Connector-Lizenz der weltweit marktführenden Texterkennungssoftware OmniPage Professional von Nuance Communications Inc.
Die Nettop PC Hardware besticht bei minimaler Größe und optimaler Energieeffizienz durch ein Maximum an Performance für die OCR-Konvertierung der zu archivierenden Dokumente. Der für die automatisierte Verschlagwortung von Archiv-dokumenten notwendige OmniPage Batch Manager ist das integrierte Programmmodul, mit dem Sie die Verarbeitung von Aufträgen und die Überwachung der zu importierenden Dokumente definieren können.
Aufträge werden dazu im Auftragsassistenten von OmniPage Professional erstellt. Hierbei bietet der Batch-Manager folgende zusätzliche Funktionen:
• Zeitpunkt und Wiederholungsmuster des Auftrags
• Überwachung von Ordnern auf neu hinzukommende Bilddateien
• Benachrichtigung bei Auftragsende per E-Mail an bestimmte Empfänger
• Steuern von Arbeitsprozessen mit OmniPage 17 Barcodes
Hier zeigt sich die optimale Verzahnung zwischen OCR-Connector und dem Datenbank-Server von CM Studio .DMS-SERVER:
Innerhalb des Imports von Dokumenten in die CM Studio .DMS-SERVER Datenbank benötigen Sie nur einen Mausklick, um die Volltextsuche zu aktivieren. Damit werden alle zu archivierenden Dokumente automatisch für die Volltextsuche innerhalb Ihres elektronischen Archivs freigegeben und mittels des OCR-Connectors vollständig verschlagwortet.
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