Rechtskonform abgelegt

Mit den Dokumenten-Management-Lösungen von MASCH Software Solutions sind Ihre Unternehmensdaten sicher abgelegt. Dafür sorgt der leistungsstarke Archivserver in beiden Anwendungen: 

CM Studio .ECM-SERVER und CM Studio .DMS-SERVER.

Dieser schützt Dokumente mit Hilfe von Verschlüsselung und internen Prüfsummen vor Manipulation oder Einsicht durch nicht autorisierte Personen.

CM Studio .DMS-SERVER ist hierbei die ideale Lösung für Installationen von 1 - 10 Arbeitsplätzen.

CM Studio .ECM-SERVER ist die Lösung für den ambinionierten Anwender und mittelständische Unternehmen ab 5 Arbeitsplätzen aufwärts. Die auf dieser Seite beschriebenen rechtlichen Grundsätze werden von den Dokumenten-Management Lösungen von MASCH Software Solutions vollständig erfüllt.

Sensible Daten brauchen Sicherheit

Mit Hilfe von einer eigens für die Archivierung entwickelten Verschlüsselungstechnik hat MASCH die marktübliche mit 128-bit verschlüsselte Datenübertragung derart optimiert und verbessert, dass Abfragen sowie umfangreiche Berechtigungsfunktionen auch über das Internet keine Verzögerungen erzeugen. Dadurch ist ein hoher Schutz vor unberechtigtem Zugriff optimal gelöst. Für die Datensicherung Ihres Archivservers benötigen Sie lediglich eine Standardarchivlösung inkl. Agent für Ihren SQL-Server.

Rechtliche Grundlagen nach GDPdU

"Ein Schriftstück 'betrifft' ein Handelsgeschäft, wenn es seine Vorbereitung, seinen Abschluss, seine Durchführung oder seine Rückgängigmachung zum Gegenstand hat." (Bonner Handbuch der Rechnungslegung, § 257, Rn 34)

Hierzu gehören nicht:

• Schreiben zur allgemeinen Information 
• Übersendung von Prospekten und Angeboten, sofern sie nicht zum Abschluß eines Handelsgeschäfts geführt haben (Küting/Weber 1995, § 257, Rn 51 2. Absatz)

E-Mails und Dokummente, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind aufzubewahren (§147 AO). E-Mails und Dokumente sind aufzubewahren, wenn sie dem Begriff des Handelsbriefs entsprechen (Beck'scher Bilanzkommentar 1999, § 257, Rn 15; Adler/Düring/Schmaltz 1995, § 257, Rn 34, 4. Absatz; u.a.) Als originär digitale Dokumente sind insbesondere E-Mails zur Aufbewahrung mit einem unveränderbaren Index zu versehen (BMF-Schreiben vom 7.11.1995 zu den GoBS, Abschn. VIII "Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen").

Geschäftsvorfallbezogene Archivierung durch Verknüpfung von E-Mail, Attachment und ERP-System

Steuerlich relevante Schriftwechsel und Kommunikation müssen nicht zwingend elektronisch archiviert werden, wenn Sie im Original per Papierversand zugestellt wurden. Wenn Sie elektronisch archivieren gilt aber sowohl für die Email-Kommunikation als auch alle papierbasierten Dokumente, dass sie nach den Grundsätzen der Ordnungsmäßigkeit archiviert werden müssen. Die ordnungsmäßige Archivierung hat einen beweisrechtlichen Mehrwert: Sie bedeutet im Rahmen der freien Beweiswürdigung Beweissicherheit. Das Filtern unerbetener Werbe-Emails ist berechtigt. Werden an Mitarbeiter adressierte Nachrichten mit privatem Inhalt ausgefiltert, so sollte dies in eine Betriebsvereinbarung aufgenommen werden, um eine Strafbarkeit wegen Verletzung des Fernmeldegeheimnisses zu vermeiden.

Quelle: RA Dr. Ivo Geis

Quelle: http://www.gdpdu-portal.com/ 

Pflicht zur elektronischen Archivierung

Originär digitale Unterlagen sind nach Abschnitt III.1 Satz 2 GDPdU die im Datenverarbeitungssystem erzeugten Daten und die in das Datenverarbeitungssystem in elektronischer Form eingehenden Daten. Im elektronischen Geschäftsverkehr ist dies Email-Kommunikation einschließlich Anhang. 

Email-Kommunikation mit steuerlich relevantem Inhalt muss damit während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist elektronisch archiviert werden. Eine alleinige Aufzeichnung auf Mikrofilm oder Papier reicht nicht mehr aus. § 147 Abs. 2 AO ist bewusst so gefasst worden, dass keine bestimmten Speichermedien vorgeschrieben sind. Zulässig und damit ordnungsmäßig im Sinne der handelsrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften des § 257 Abs. 3 HGB und der steuerlichen Aufbewahrungsvorschrift des § 146 Abs. 5 AO sind alle Speichermedien: die CD-Rom, die nicht wiederbeschreibbare Platte, die wiederbeschreibbare Platte und das Speicherband (Schreiben des BFM vom 7. 11. 1995 I. „Anwendungsbereich").

Entscheidend für die Ordnungsmäßigkeit sind die hardwaremäßigen, softwaremäßigen und organisatorischen Sicherheitsfunktionen, die für das jeweilige Speichermedium gesondert ausgeprägt sein können (Anlage zum BMF-Schreiben vom 7.11.1995 Ziffer 5 „Datensicherheit").

Quelle: RA Dr. Ivo Geis

Quelle: http://www.gdpdu-portal.com/