MASCH Software Solutions
 
 

Общие положения о системах электронной архивации

На сегодняшний день на рынке существуют различные сервисы для архивации электронной почты. Поэтому выбор подходящей архивной системы непрост, особенно, когда выбор в пользу определенного ПО является принципиальным решением с долгосрочными обязательставами, от которого зависит IT инфраструктура компании.

Основные функции, такие как "сохранить / архивировать", "поиск / найти снова" - являются, безусловно, доминирующими в повседневной работе с программами архивирования электронной почты. Однако следует отметить, что у программ электронной архивации все же есть существенные различия.

Поэтому мы выделили здесь наиболее значимые аспекты, которым должна соответствовать система архивации электронной почты:

Общие положения о системах электронной архивацииАудит. Безопасность и целостность данных
Юридические требования к архивированию электронной почты подразумевают то, что подлинность электронной корреспонденции, включая все приложения к письмам, должна быть сохранена и неизменна.

Шифрование электронной корреспонденции
Для защиты от несанкционированного доступа к данным третьими лицами архив электронной почты должен быть зашифрован.

Параметры поиска
Важнейшими качествами программного обеспечения для архивирования электронной почты являются высокая производительность и удобный поиск, снабженный простыми и понятными функциями, что способствует быстрому поиску и легкому доступу к электронной корреспонденции.

Ограничение административных расходов
Как и большинство автоматизированных систем, архив электронной почты должен в значительной степени обладать возможностью самостоятельного управления и работы в фоновом режиме.


Как долго организация должна хранить электронную корреспонденцию?
Поскольку период хранения электронной корреспонденции должен соответствовать законам каждой страны отдельно, мы не можем дать однозначного ответа на этот вопрос. В целом, можно лишь отметить, что в большинстве стран преобладают одни и те же правила и положения бухгалтерского учета и делопроизводства.

What demands are requested for an audit-proof of e-mail archiving? Generally, all relevant e-mails and file attachments are stored completely tamper-proof and always available.Так, в большинстве стран деловая корреспонденция, учетные записи, финансовые отчеты, отчеты о балансе и другая важная документация должна храниться не менее десяти лет. А любая корреспонденция, представляющая ценность для органов налогообложения, во многих странах Европейского союза (ЕС) хранится в течении шести лет.

Требования к аудиту электронной корреспонденции

Как правило, все ценные электронные письма и приложения должны храниться полностью защищенными от взлома и несанкционированного доступа и быть доступными для внутреннего пользования.

Кто несет ответственность за целостность и сохранность данных?
Ответственным лицом, следящим за надлежащим выполнением требований законодательства по хранению электронной корреспонденции является генеральный директор или собственник компании.

Примечание:
Эта веб-страница не предназначена для юридических консультаций посетителей данного сайта. Чтобы получить детальную информацию о законах и правовой ответственности, Вам следует обратиться к своему адвокату или в соответствующие правовые органы на территории Вашей страны.

 

Узнайте больше о CM Studio .E-ARCHIVE:  

         
Обзор продукта ...   Преимущества для компаний ...   Ноухау о E-ARCHIVE...
         
Преимущества ...   Техническая спецификация ...   PDF: Product Brochure
 

Подробнее о системах архивирования от MASCH Software Solutions:
CM Studio .E-ARCHIVE CM Studio .E-ARCHIVE   CM Studio .DMS-SERVER CM Studio .DMS-SERVER   Dokumenten Management Lösungen von MASCH Software Solutions CM Studio .ECM-SERVER
               
Textsuche mit CM Studio .ISEARCH CM Studio .ISEARCH   CM Studio .CAPTURE Client CM Studio .Capture Client   CM Studio .PDF-EXETENSION CM Studio .PDF Extension
               
CM Studio .OCR-CONNECTOR CM Studio .OCR-CONNECTOR     
 
     
               
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx