MASCH Software Solutions
 
 

Управление документами онлайн

CM Studio .DMS-SERVER предлагает пользователям возможность управления цифровыми документами, что может быть эффективно внедрено в ежедневный рабочий процесс. На этой странице мы перечислили примеры использования CM Studio .DMS-SERVER в компаниях малого и среднего бизнеса.


Document management with MASCH software

Обработка счетов и квитанций

Известно, что поступивший в организацию счет изначально проходит различные этапы обработки в пределах компании, прежде чем он будет заархивирован в бухгалтерии в окончательном виде. Даже в малом бизнесе счета должны быть проверены, утверждены и забронированы, прежде чем они будут оплачены. Обычно этапы обработки такого документа осуществляются уполномоченными сотрудниками и специальными отделами компании. Независимо от размера бизнеса, утверждение счета является довольно трудоемким процессом, требующим больших усилий и времени. Внедрение в рабочий процесс приложения CM Studio .DMS-SERVER позволит Вам улучшить всю вышеописанную процедуру, значительно сократив время обработки документов. Входящие счета и квитанции будут автоматически идентифицированы и направлены соответствующим сотрудникам.

Автоматизированный рабочий процесс и оптимальный контроль

В первую очередь, CM Studio .DMS-SERRVER представляет собой безопасный механизированный процесс, исключающий потерю документа с момента его получения до момента доставки по месту назначения по причине невнимательности или неосторожности оператора. Интегрированная система уведомлений и напоминаний упрощает рабочий процесс и обеспечивает обработку документов в строго назначенный срок. Вам потребуется всего несколько щелчков мыши для того, чтобы направить счет или квитанцию по заданной схеме: от уполномоченного сотрудника - в определенный отдел компании.

Вы можете легко провести анализ затрат и выгод от использования системы CM Studio .DMS-SERVER, сравнив расходы на обработку данных и затраченного времени. Если крупным компаниям автоматизированный процесс способствует сокращению затрат и повышению качества данных, то малому и стреднему бизнесу особенно важно создать саму схему обработки документов, минимизировав при этом возможные расходы и сделав бизнес-процесс более надежным и гибким. Иными словами, CM Studio .DMS-SERVER предоставляет каждой компании оптимальный контроль и качество обработки документов на основе автоматизированного процесса.

Все известные ERP системы, такие как Lexware, Microsoft и Sage могут быть легко адаптированы в CM Studio .DMS-SERVER. Вместе с обработанным счетом Вы имеете возможность хранить любую дополнительную корреспонденцию, относящуюся к нему: документы, электронная почта и т.д.


Входящие документы

Обработка корреспонденции является очень трудоемким процессом в каждой компании, но играет важную роль в бизнесе, в целом. Входящая корреспонденция должна быть обработана и отсортирована по уполномоченным отделам компании. Пользователи цифрового документообмена часто ошибочно полагают, что с внедрением решения DMS в рабочий процесс им могут потребоваться дополнительные усилия для сканирования почты, счетов и квитанций. Касаемо использования CM Studio .DMS-SERVER - это определенно не так. Процесс сканирования изначально заменяет классическое распределение документов с помощью почтовых папок и т.д., не требуя дополнительного времени.

Входящая почта не индексируется сразу после сканирования и распределения по уполномоченным сотрудникам. Как и в традиционной бумажной процедуре работник может выбрать лишь папку для распределения документа. После этого функция автоматизированоого импорта и мониторинга CM Studio .DMS-SERVER инициирует процесс редактирования документа в соответсвующем отделе соответсвующим сотрудником. В каждом случае отвественный за этап обработки работник уведомлен о наличии обрабатываемого документа по электронной почте. Дальнейшая процедура индексации и обозначения документов схожа с классическими функциями обработки деловых бумаг уполномоченным офисным работником.

Философия компании "МАШ Руссланд" относительно всего спектра продуктов CM Studio:

Мы хотим, чтобы пользователь получил возможность хранить свои документы в электронном виде, соблюдая при этом свой индивидуальный подход к обработке деловых бумаг и корреспонденции.


digital record management

Управление записями

Делопроизводство, как документационное обеспечение управления является центральным звеном в процессе работы и бизнеса. Основанное на структуре папок, CM Studio .DMS-SERVER комплектует всю релевантную информацию: корреспонденцию, личные документы и платежные свидетельства, храня ее в файле архива.

Архивная папка является здесь виртуальным инструментом, который содержит документы и/или прочую электронную информацию. Любая информация, полученная на бумаге, будет обработана, конвертирована в PDF-документ и классифицирована индексом так, что информация виртуального файла будет доступна пользователю.

Преимущества системы CM Studio .DMS-SERVERдля малого бизнеса, предпринимательства и внештатного сотрудничества:

  • Знакомый рабочий процесс обработки бумаг:
    Работа с электронными папками и управление файлами напоминает традиционную работу бумажным способом. К файлу могут быть прикреплены заметки и примечания, например, печать в форме коментария на полях. Файлы могут быть интуитивно размещены в форме архива, ящиков и реестров. Не имеет значения способ хранения и систематизации файлов: в хронологическом порядке, по алфавиту или нумерации. Пользователи могут перемещаться по системе и быстро находить нужные файлы, которые в дополнение к обозначению документа можно выделять цветом.
  • Возможность быстрого обучения работы в CM Studio .DMS-SERVER, благодаря простому и интуитивно понятному пользовательскому интерфейсу
  • Широкое одобрение пользователей CM Studio .DMS-SERVER:
    Система эффективно справляется с поиском по всем документам. Интегрированное в систему управление правами пользователей гарантирует то, что каждый сотрудник может просматривать и редактировать файлы и документы, предназначенные только для его использования.
Подробнее о системах архивирования от MASCH Software Solutions:
CM Studio .E-ARCHIVE CM Studio .E-ARCHIVE   CM Studio .DMS-SERVER CM Studio .DMS-SERVER   Dokumenten Management Lösungen von MASCH Software Solutions CM Studio .ECM-SERVER
               
Textsuche mit CM Studio .ISEARCH CM Studio .ISEARCH   CM Studio .CAPTURE Client CM Studio .Capture Client   CM Studio .PDF-EXETENSION CM Studio .PDF Extension
               
CM Studio .OCR-CONNECTOR CM Studio .OCR-CONNECTOR     
 
     
               
xxxx
xxxx
xxxx
xxxx