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Wissenswertes rund um das Thema E-Mail Archivierung

Es werden heutzutage bereits eine Vielzahl von Lösungen für die E-Mail-Archivierung angeboten, deswegen fällt die Auswahl eines geeigneten Archivsystems nicht leicht, insbesondere da die Entscheidung für eine bestimmte E-Mail Archivierungs-Software bei den meisten Anwendern von prinzipiellen Erwägungen und einer zu erwartenden langfristigen Produktbindung dominiert wird.

Die Basisfunktionen „speichern/archivieren" und „wieder auffinden" beherrscht natürlich jede E-Mail-Archivierung. Darüber hinaus gibt es aber sehr gravierende Unterschiede zwischen den Lösungen.

Die wichtigsten Punkte, die jedes E-Mail-Archivierungssystem erfüllen sollte, haben wir Ihnen hier kurz und knapp zusammegestellt:

Rechtliche Aspekte der E-Mail ArchivierungRevisionssicherheit
Die rechtlichen Anforderungen zur E-Mail-Archivierung sehen vor, dass E-Mails nicht nachträglich verändert werden können und die Echtheit der E-Mails inklusive aller Anhänge einwandfrei nachgewiesen werden kann.

Verschlüsselung der archivierten E-Mails
Um E-Mails wirksam vor dem Zugriff unbefugter Dritter zu schützen, sollten sie ausschließlich verschlüsselt archiviert werden.

Suchoptionen
Gute E-Mail-Archiv-Systeme sorgen mit leistungsfähigen, intelligenten Suchfunktionen dafür, dass die gewünschte Mail schnell und bequem wiedergefunden und zur Verfügung gestellt werden kann.

Administrativer Aufwand im laufenden Betrieb der Lösung
Das E-Mail-Archiv sollte sich weitgehend selbst verwalten und die notwendigen Prozesse soweit wie möglich automatisiert ablaufen.

 

Bei der E-Mail-Archivierung ist folgendes zu beachten: 

  • Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?
    Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 AO):
    • Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
    • Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden.
  • §147 der AbgabenordnungWas muss archiviert werden?
    Diese Frage beantwortet §147 der Abgabenordnung:
    • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisations-Unterlagen,
    • die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
    • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
    • Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Dazu gehört jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. Dies gilt auch dann, wenn diese per E-Mail versendet werden.

Welche Anforderungen werden an eine revisionssichere E-Mail-Archivierung gestellt?

Grundsätzlich müssen alle relevanten E-Mails und deren Dateianhänge vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden.

 

Wer trägt die Verantwortung?

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von E-Mails liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Kommt diese ihrer Pflicht nicht nach, drohen in schweren Fällen sogar Freiheitsstrafen.

Weitere detailierte Informationen zum Thema "Elektronische E-Mail-Archivierung" finden Sie in einschlägiger Fachliteratur.

 

CM Studio .E-ARCHIVE im Detail:

         
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