MASCH Software Solutions
 

Online-Training zum CM Studio .ECM-SERVER

Sehr geehrte Damen und Herren,

vorab möchten wir uns natürlich für Ihr Interesse am CM Studio .ECM-SERVER bedanken. Bevor Sie nun in unsere Produkt-Tutorials einsteigen, beachten Sie bitte, dass der CM Studio .ECM-SERVER  auf den erfolgreichen MASCH Produkten CM Studio .DMS-SERVER und CM Studio .E.ARCHIVE basiert und die Funktionalität dieser beiden Produkte vollständig umfasst. Wir haben aus diesem Grund die Video-Tutorials zu den Basisfunktionen, die bereits bei dem CM Studio .DMS-SERVER und bei CM Studio .E-ARCHIVE erläutert wurden, auf dieser Seite lediglich durch ein kleineres Vorschau-Symbol in der Facts-Leiste verlinkt.

Alle erweiterten Funktionen des CM Studio .ECM-SERVER, die die spezifischen Leistungsmerkmale des Produkts erklären, sind auf dieser Seite im Fokus der Produktdarstellung und werden durch die direkten Vorschau-Fenster sowie die zugehörigen Textbeschreibungen besonders herausgehoben:

CM Studio .ECM-SERVER: 

Konzeptionelle Einführung

CM Studio .ECM-Server ist die Software-Alternative, wenn Sie Ihre E-Mails ohne großen technischen Aufwand archivieren wollen, aber sich trotzdem keine Gedanken über Rechtssicherheit oder Vollständigkeit Ihres Archivs machen möchten. CM Studio .E-ARCHIVE bewahrt alle E-Mails in Ihrem Unternehmen in einer zentralen und sicheren Archivdatenbank auf. Auf diese Weise können Sie die Sicherheit und Verfügbarkeit dieser Informationen auch über viele Jahre sicherstellen und jederzeit über Ihren Browser auf diese Informationen zugreifen.

CM Studio .ECM-Server stellt hierbei alle E-Mails über eine vordefinierte Internet-Site in einer Übersichtstabelle dar. Innerhalb der Tabelle sind die E-Mails unter Angabe der Empfang- bzw. Sendezeit, dem Autor und Empfänger, Betreff und Ordner aufgelistet. Hierbei werden jedem Anwender über seinen Intranet-Zugang nur die aus seinem E-Mailkonto archivierten E-Mails dargestellt bzw. darüber hinaus E-Mail-Archiv-Ordner die von anderen Anwendern freigegeben wurden. 



CM Studio .ECM-SERVER: 

Volltextsuche über Aktenarchiv und Unterordner

CM Studio .ECM-SERVER verfügt über eine erweiterte Volltextsuche innerhalb des Aktenordner-Archivs.

Sie haben hier die Möglichkeit in der Suchmaske einen oder auch mehrere Suchbegriffe, durch Kommata getrennt, einzugeben und die Suche entweder auf einen der existierenden Ordner zu begrenzen oder die Suche über die gesamte Ordnerstruktur oder gewünschte Teilbereiche auszudehnen.

In der Backend- oder auch Sachbearbeiter-Ebene genannt, haben Sie natürlich gegenüber der Frontend-Suchmaske zusätzliche Möglichkeiten, die Dokumente weitergehend zu bearbeiten.

Dies beginnt mit der Ampelsteuerung bei verknüpften Dokumenten:

Grün bedeutet, dass die verknüpften Dokumente durch Sie vollständig bearbeitet werden können.

Gelb zeigt Ihnen an, dass dieses Dokument zwar mit dem gefundenen Hauptdokument verlinkt ist, aber Sie haben hier nur Lese-Zugriff auf das Dokument.

Rot zeigt Ihnen ein Dokument an, dass Sie bei einer einfachen Suche überhaupt nicht finden würden, da es sich in einem Ordner befindet, für den Sie über keine Zugriffsberechtigung verfügen. Somit wird es Ihnen nicht möglich sein, dieses Dokument weitergehend einzusehen oder zu bearbeiten.



CM Studio .ECM-SERVER - Elektronische Akte:

Anzeige und Bearbeitung

Enterprise-Content-Management (ECM) hat die Abbildung von unternehmensrelevanten Prozessen und die elektronische Archivierung und Verwaltung von Geschäftsdokumenten und -informationen zum Ziel.

Mit CM Studio .ECM-SERVER verfügen Sie über alle Funktionen und Möglichkeiten zur effektiven Verwaltung, schnellen Nutzung und sicheren Kontrolle von geschäftlichen Informationen, über den gesamten Lebenszyklus hinweg.

Dazu gehören neben PDF- und Office-Dokumenten vor allem auch Ihre tägliche E-Mail Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten.

Die integrierte E-Mail-Archivierung ermöglicht Ihnen, dass Sie Ihre E-Mails inklusive Anhänge mit den bestehenden Aktenvorgängen verknüpfen und diese in der Gesamtheit, den gesetzlichen Regularien entsprechend, aufbewahrt werden.



CM Studio .ECM-SERVER - Elektronische Akte:

Anzeige und Bearbeitung von verknüpften Dokumenten

Die Aktenverwaltung ist die zentrale Schaltstelle des CM Studio .ECM-SERVER um alle Informationen rund um einen Arbeits- oder Geschäftsprozess zu steuern.

Mit der ordnerbasierten Aktenverwaltung im CM Studio .ECM-SERVER  werden alle relevanten Informationen wie beispielsweise Korrespondenz, Personal-Dokumente oder Belege, einem Geschäftsprozess strukturiert zugeordnet und in einem sogenannten Aktenarchiv abgelegt.

Die klassische Akte ist hierbei ein virtuelles Instrument der Verknüpfung von Dokumenten bzw. elektronischen Informationen wie E-Mails etc., die einem Arbeits- oder Geschäftsprozess zugeordnet werden, an dem in der Regel unterschiedliche Mitarbeiter bzw. Abteilungen eines Unternehmens beteiligt sind.

Liegen Informationen in Papierform vor, so werden diese automatisiert gescannt, erkannt und bei der Verschlagwortung klassifiziert, so dass Sie bei diesem Prozess der virtuellen "Akte" zugeführt und zugeordnet werden können.



CM Studio .ECM-SERVER:

Wie importiert bzw. synchronisiert man archivierte E-Mails im DMS-Ordner?


In unserem Beispiel zeigen wir wie Sie eineE-Mail Account, archiviert über CM Studio .E-ARCHIVE auswählen und spezifische Ordnerstrukturen des Mail-Accounts mit einem DMS-Ordner innerhalb des CM Studio .ECM-SERVER synchronisieren.

Damit bietet CM Studio .ECM-SERVER jedem Anwender die Möglichkeit sein Aktenarchiv um die zugehörige E-Mail Kommunikation gezielt zu erweitern um eine ganzheitliche elektronische Akte seiner Arbeitsprozesse aufzubauen.



CM Studio .ECM-SERVER:

Wie verknüpfe ich E-Mails und Dokumente zur elektronischen Akte?

Die Aktenverwaltung ist die zentrale Schaltstelle Ihres CM Studio .ECM-SERVERs um alle Informationen rund um einen Arbeits- oder Geschäftsprozess effizient zu verwalten.

Mit der Archivierung in einer ordnerbasierten Aktenverwaltung werden innerhalb von CM Studio .ECM-SERVER alle relevanten Informationen wie beispielsweise Korrespondenz, Personal-Dokumente oder Belege, einem Geschäftsprozess strukturiert zugeordnet und in einem sogenannten Aktenarchiv abgelegt.

Die klassische Akte ist hierbei ein virtuelles Instrument der Verknpüfung von Dokumenten bzw. elektronischen Informationen, die einem Arbeits- oder Geschäftsprozess zugeordnet werden, an dem in der Regel unterschiedliche Mitarbeiter bzw. Abteilungen eines Unternehmens beteiligt sind. Liegen Informationen in Papierform vor, so werden diese automatisiert gescannt, erkannt und bei der Verschlagwortung klassifiziert so dass Sie bei diesem Prozess der virtuellen "Akte" zugeführt werden können.


 

Mit unseren Video-Tutorials können Sie jederzeit unsere Produkte erlernen:

 
  CM Studio - CMS-Server   CM Studio .HOTEL & .iBooking Webinare  
  Webinare zu CM Studio 2012 - 2017   Webinare zu CM Studio .HOTEL & CM Studio .iBooking  
         
  CM Studio .DMS-SERVER   CM Studio .E-ARCHIVE  
  Webinare zu CM Studio .DMS-SERVER   Webinare zu CM Studio .E-ARCHIVE  
         
  CM Studio .ECM-SERVER  
 
 
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